MÔ TẢ CÔNG VIỆC

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Trở thành một bộ phận thư ký chuyên nghiệp, trợ giúp đắc lực cho Tổng Giám đốc

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ:

Chuyên nghiệp hóa công tác thư ký TGĐ

• Tiếp nhận tài liệu, kiểm tra, xử lý tài liệu từ các đơn vị, phòng ban và trình ký Tổng Giám đốc (TGĐ)
• Cập nhật lịch làm việc và công tác, nhắc lịch hàng ngày cho TGĐ
• Thông báo lịch họp và công tác của TGĐ tới các đơn vị liên quan
• Lên lịch trình công tác đầy đủ, chi tiết và chu đáo (vé máy bay, khách sạn, di chuyển, thời gian lịch trình…)
• Tham gia chuẩn bị các cuộc họp. Ghi biên bản cuộc họp gửi tới các đơn vị liên quan
• Truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của TGĐ tới các đơn vị và cá nhân có liên quan; tiếp nhận, tổng hợp thông tin phản hồi để báo cáo
• Tập hợp, soạn thảo văn bản, thư tín và lưu trữ tài liệu cho TGĐ
• Thực hiện thanh toán dịch vụ cho TGĐ
• Thực hiện công tác hậu cần phục vụ TGĐ; các việc phát sinh theo chỉ đạo của TGĐ

Duy trì chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng

• Cập nhật và lưu trữ danh sách KH/đối tác cho TGĐ
• Chăm sóc khách hàng của TGĐ, các CEO công ty thành viên vào các dịp lễ, tết, sinh nhật và các dịp đặc biệt khác

Tổ chức sự kiện nội bộ

• Họp giao ban (Tổ chức các cuộc họp giao ban tuần):

+ Thông báo các đơn vị liên quan
+ Tập hợp báo cáo
+ Ghi lại biên bản

Thực hiện trách nhiệm tại doanh nghiệp và cộng đồng

• Tuân thủ nội quy lao động, văn hóa doanh nghiệp
• Tham gia các chương trình do Công ty tổ chức
• Tham gia các hoạt động an sinh xã hội cho đối tượng ngoài doanh nghiệp (từ thiện, bảo vệ môi trường,…)

Các nhiệm vụ khác được phân công

TRÁCH NHIỆM

• Chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc của bộ phận
• Chịu trách nhiệm về chất lượng chăm sóc khách hàng của TGĐ cũng như chất lượng đối ngoại

QUYỀN HẠN

• Quyền yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công việc phải báo cáo TGĐ từ các đơn vị và cá nhân có liên quan
• Quyền nhắc nhở các đơn vị/cá nhân liên quan thực hiện yêu cầu chỉ đạo của TGĐ
• Quyền đại diện khi làm việc với đối tác, khách hàng bên ngoài

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ học vấn tối thiểu

• Đại học

Kinh nghiệm tối thiểu

• 3 năm kinh nghiệm liên quan

Chứng chỉ hoặc giấy phép hành nghề

• Quản trị kinh doanh/Ngoại ngữ/Thư ký/Trợ lý

Yêu cầu ngoại ngữ

• Tiếng Anh tốt

Kiến thức

• Hiểu biết về công ty (cơ cấu, sản phẩm, thị trường,…), cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh
• Kiến thức về chuyên môn (Thư ký, trợ lý,…)

Kỹ năng cần thiết

• Kỹ năng tin học văn phòng
• Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc
• Kỹ năng xử lý công việc
• Kỹ năng giao tiếp và ngoại ngữ

Kỹ năng chuyên môn

• Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao
• Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
• Có khả năng lập kế hoạch công việc và quản lý tốt các đầu mục công việc đã lập ra
• Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng bổ trợ

• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng quản lý thời gian

Thái độ

• Cam kết
• Chủ động trong công việc
• Trung thực
• Thân thiện, hòa đồng, sẵn sàng giúp đỡ  người khác, ham học hỏi, cầu tiến…
• Yêu nghề và định hướng nghề nghiệp rõ ràng

Yêu cầu khác:

• Cẩn thận, cần cù, kiên nhẫn, giọng nói chuẩn…
• Sẵn sàng làm thêm giờ theo yêu cầu công việc
• Sẵn sàng đi công tác theo yêu cầu công việc